Probleme bei der Erweiterten Suche oder der Filterfunktion*

Problem:

Setzen Sie häufig die Erweiterte Suche oder die Filterfunktion für Ordneransichten ein? Dann sind Sie sicher auch schon an die jeweiligen Grenzen gestoßen.

Lösung:

Der Abfrage-Generator: Undokumentierte Hilfe zum Suchen und Filtern in Outlook Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003.

Manche Suchkriterien lassen sich einfach nicht definieren, weil Sie keinen Einfluss auf die logischen Verknüpfungen der einzelnen Bedingungen nehmen können und weil Sie mehrere Einzelbedingungen nicht miteinander kombinieren können.

Dabei besitzt Outlook eigentlich ein entsprechendes Hilfsmittel, und zwar den so genannten "Abfrage-Generator". Dieser ist standardmäßig aber nicht aktiv, - angeblich weil die Programmstabilität nicht hundertprozentig gewährleistet ist.

Wir konnten bislang allerdings keine Probleme feststellen und meinen deshalb, dass sich ein Versuch lohnt, den Abfrage-Generator einmal auszuprobieren.

Zum Aktivieren des Abfrage-Generators müssen Sie die Registrierungsdatenbank von Windows bearbeiten:

1. Beenden Sie Outlook
2. Starten Sie den Registrierungs-Editor, indem Sie im Windows-Menü Start den Befehl Ausführen aufrufen, dann "regedit" in die Befehlszeile eingeben und anschließend auf OK klicken
3. In der linken Hälfte des Registrierungs-Editors öffnen Sie - ausgehend vom Stammverzeichnis "Arbeitsplatz" -folgenden Zweig:
    
   HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<Office-Version>\Outlook
    
   <Office-Version> steht dabei für die Versionsnummer Ihrer Office- bzw. Outlook-Version: Outlook 98 hat die Versionsnummer "8.0", Outlook 2000 "9.0", Outlook 2002 "10.0" und Outlook 2003 "11.0
    
   • Markieren Sie den Schlüsselnamen "Outlook" - also den letzten Zweig, den Sie in Schritt 3 geöffnet haben - per Mausklick
   • Wählen Sie den Befehl Bearbeiten-Neu-Schlüssel an
   • Weisen Sie dem neuen Schlüssel, der daraufhin in der linken Hälfte des Registrierungs-Editors eingefügt wird, den Namen zu, indem Sie die vorgegebene Bezeichnung "Neuer Schlüssel #1" überschreiben und die Eingabe mit Return abschließen
   • Beenden Sie den Registrierungs-Editor

Wenn Sie jetzt Outlook starten und den Befehl Extras-Erweiterte Suche - oder in Outlook 2003: Extras-Suchen-Erweiterte Suche - aufrufen, steht Ihnen neben den üblichen Registerkarten eine neue Karte mit dem Namen Abfrage-Generator (bzw. in Outlook 98: Abfrage-Editor) zur Verfügung. Das gleiche gilt für die Filterfunktion beim Anpassen oder Definieren einer Ordneransicht.

Die Bedienung des Abfrage-Generators entspricht im Prinzip der Bedienung der Registerkarte Erweitert. Sie formulieren die Such-/Filterkriterien, indem Sie per Schaltfläche ein Feld auswählen, dann einen Vergleichsoperator bestimmen und schließlich den zu suchenden oder zu vergleichenden Wert eingeben. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Zur Liste hinzufügen übernehmen Sie das jeweilige Kriterium in das Listenfeld im oberen Bereich der Registerkarte.

Im Abfrage-Generator haben Sie aber zusätzlich noch die Möglichkeit, die Logische Gruppe zu ändern. Sobald Sie mehr als ein Suchkriterium definiert haben, können Sie die verschiedenen Bedingungen per Dropdown-Feld mit "UND" bzw. "AND" oder mit einem "ODER" respektive "OR" verknüpfen. (Ob deutsche oder englische Operatoren angezeigt werden, richtet sich nach Ihrer Outlook-Version.)

Das allein kann schon sehr hilfreich sein, wenn Sie zum Beispiel nach E-Mail-Nachrichten mit bestimmten Betreffzeilen suchen wollen und wenn in den Betreffzeilen zwei verschiedene Suchbegriffe enthalten sein sollen. Bei der normalen Suchfunktion von Outlook führen zwei Suchbedingungen wie:

• Betreff enthält Rechnung
• Betreff enthält 2004

dazu, dass alle Mails gefunden werden, die ENTWEDER "Rechnung" ODER "2004" in der Betreffzeile haben. Mit dem Abfrage-Generator können Sie die beiden Bedingungen so formulieren, dass Sie mit einem logischen "UND"/"AND" verknüpft sind. Das heißt, Sie finden tatsächlich nur die Mails, die SOWOHL "Rechnung" ALS AUCH "2004" im Betreff haben.
Aber der Abfrage-Generator kann noch mehr. Wenn Sie mindestens drei Bedingungen zur Liste hinzufügen, können Sie verschachtelte Suchbedingungen aufstellen. Angenommen etwa, Sie wollten alle Mails suchen, die von einer Person namens "Schumann" kommen und entweder "München" oder "Sedlmayer" im Betreff haben oder denen Sie - unabhängig vom Absender - die Kategorie "Projekt München" zugewiesen haben. Das erreichen Sie folgendermaßen:

1. Rufen Sie die Erweiterte Suche auf und wechseln Sie auf die Registerkarte Abfrage-Generator (bzw. Abfrage-Editor in Outlook 98)

2. Nehmen Sie die Änderungen mit Bedacht vor. Sie können:

   Kategorien - enthält - Projekt München
   Von - enthält - Schumann
   Betreff - enthält - München
   Betreff - enthält - Sedlmayer

   • Nun stufen Sie die Kategorien-Bedingung eine Stufe herauf, indem Sie sie in der Liste markieren und die Schaltfläche Nach oben anklicken
   • Verfahren Sie genauso mit der Von-Bedingung
   • Da die Kategorie für sich stehen muss und nur die Betreffzeilen vom Absender "Schumann" abhängig sein sollen, müssen Sie die Kategorie-Bedingung erneut eine Stufe heraufsetzen. Verwenden Sie dafür wieder die Nach oben-Schaltfläche
   • Das Listenfeld des Abfrage-Generators enthält jetzt drei Kriteriengruppen, die jeweils als "UND"/"AND"-Verknüpfungen definiert sind. Sie wollen aber gar nicht alle Mails finden, auf die alle vier Bedingungen zutreffen. Als erstes Unterscheidungsmerkmal soll die Kategorie ODER der Absender dienen. Dazu ändern Sie die logische Verknüpfung über der Kategorie-Bedingung. Markieren Sie also das "UND" bzw. "AND" oberhalb der Kategorie-Zeile und wählen Sie dann im Dropdown-Feld Logische Gruppe den Operator "ODER" bzw. "OR" aus
   • Die logische Und-Verknüpfung über der Von-Zeile können Sie beibehalten, denn Sie wollen nicht sämtliche E-Mails des Absenders "Schumann" finden, sondern nur die mit bestimmten Betreffzeilen. Folglich sind die Von-Zeile und die darunter stehenden Betreff-Bedingungen logisch per "und"/"AND" verbunden
   • Nur in den Betreffzeilen suchen Sie jetzt nicht alle Mails, die sowohl "München" als auch "Sedlmayer" enthalten, sondern solche, in denen entweder der eine Text oder der andere steht. Das bedeutet, Sie müssen die Und-Verknüpfung über den Betreff-Bedingungen in eine Oder-Verknüpfung umwandeln, indem Sie die Zeile mit dem entsprechenden "UND" bzw. "AND" markieren und dann per Dropdown-Feld Logische Gruppe in ein "ODER" bzw. "OR" ändern
   • Damit haben Sie das verschachtelte Such-/Filterkriterium eingerichtet, sodass Sie nur noch die Suche starten oder den Filter einschalten müssen.

* Bitte beachten Sie: Dieser Artikel bezieht sich auf InLoox 4.